Vierailijapostaus: Kuusi vinkkiä isännöinnin kilpailutukseen

Isännöinnin valvonta ja tarvittaessa vaihto, on yksi taloyhtiön hallituksen tärkeimpiä tehtäviä ja yksiselitteisesti hallituksen tehtäväksi määritelty. Jos isännöintiyritys ei hoida tehtäviänsä asiallisesti, isännöinti on syytä kilpailuttaa. Alla konkreettisia vinkkejä isännöinin kilpailutukseen, itse olen ollut niissä mukana lukuisia kertoja ja pöydän molemmilla puolilla.

1. Määrittele tarjouspyynnössä mitä haluat isännöintisopimukseesi sisällyttää

Selkeintä sekä taloyhtiölle että isännöitsijälle on, jos pyydät tarjouksen Kiinteistöalan kustannuksen 2017 julkaiseman isännöintitehtäväluettelon mukaisesta isännöinnistä.

Vinkki: netistä löytyy paljon vanhentuneita versioita luettelosta, viittaa tuoreimpaan versioon

2. Pyydä tarjoukset niin, että annettu kiinteä kuukausihinta on mahdollisimman kattava

Voit esimerkiksi pyytää tarjousta, jonka kiinteän hinnan tulee sisältää säännölliset järjestelmä-, toimisto-, kopiointi- ja postituskustannukset. Vaadi tästä maininta myös sopimukseen. Tässä kannattaa olla tarkkana, lisäkustannuksista voi koostua tuhansia euroja vuodessa.

Vinkki: Kokouskustannukset alalla laskutetaan käytännössä aina erikseen koska niiden määrää on vaikea ennakoida

3. Kannattaa kysyä selkeästi minkälaisia järjestelmiä isännöintiyritys käyttää

Voiko hallitus päästä aina halutessaan kirjanpitotietoihin? Arkistoidaanko pöytäkirjat ja sopimukset paperisina vai digitaalisesti ja onko hallituksella aina pääsy niihin? Missä ylläpidetään tietoja suunnitteilla ja meneillään olevista projekteista ja hankinnoista ja onko hallituksella pääsy näihin?

4. Kysy miten taloyhtiön projekteja ja hankintoja johdetaan

Miten projektitietoja käsitellään? Mikä on isännöitsijän rooli? Miten projektien aiheuttamasta lisätyöstä laskutetaan?

Vinkki: ole tarkkana, näistä saattaa kertyä isojakin kustannuseriä taloyhtiölle

5. Muista että etsit isännöintiyritystä ainakin kymmeneksi vuodeksi

Mitkä ovat isännöinnin pitkän aikavälin suunnitelmat? Miten he kehittävät asiakkaille tarjottavia palveluitaan?

6. Henkilöisännöitsijän rooli on tärkeä, mutta se ei saa olla liian kriittinen

Mitä isännöintiyritys tekee, jotta isännöitsijät eivät lähtisi yrityksestä? Minkälaisia isännöitsijöitä he rekrytoivat? Koska isännöitsijä jossain vaiheessa kuitenkin vaihtuu, miten isännöintiyritys varmistaa tiedon säilymisen ja siirtymisen?

Lisävinkki: Pyydä vastaukset ylläoleviin kysymyksiin kirjallisina, niin voitte tarvittaessa palata niihin myöhemmin.

Artikkelin kirjoittaja Kalle Grönqvist on toiminut yli kymmenen vuotta kahdessa taloyhtiössä hallituksen puheenjohtajana ja päätti vuonna 2016 perustaa nykyaikaisesti toimivan Fluxio Isännöinti Oy -isännöintiyrityksen. Fluxio tarjoaa taloyhtiöille fiksumpaa isännöintiä. Fluxion toiminta-aluetta ovat erityisesti isännöinti Espoo ja Helsinki.

2 kommenttia

  • Kiitos näistä neuvoista isännöintiyrityksen kilpailutukseen. Kiinteän kuukausihinnan tietäminen on erityisen tärkeää vertailun kannalta, vaikka kaikkia kustannuksia olisikin vaikea arvioida etukäteen. Hyvä vinkki on myös järjestelmästä kyseleminen, ei olisikaan muuten tullut mieleen.

Keskustellaan lisää

Aloitetaan keskustelu teidän taloyhtiöstänne. Sovitaan tapaaminen ja katsotaan yhdessä, mitä teidän taloyhtiöllenne kuuluu.

Avaa kalenteri

Sisäpiiri

Liity Talokummin sisäpiiriin ja saat ilmaiset asiantuntijavinkit taloyhtiösi arvon säilyttämiseen, korjaushankkeiden käynnistämiseen ja hallituksen pyörittämiseen.

Kun liityt, saat heti sähköpostiisi Sähköautojen latauspisteet -oppaan PDF -muodossa.