Hankesuunnittelu – mitä, miten ja miksi?

Hankesuunnittelu on nostettu korjaushankkeen tärkeimmäksi vaiheeksi. Siinä määritellään asiantuntijoiden mukaan 90% tulevan korjaushankkeen kustannuksiin vaikuttavista tekijöistä. Aika kova väite, kun otetaan huomioon, ettei edes vielä tiedetä, mitä ollaan tekemässä.

Mitä hankesuunnitelmassa tehdään?

Hankesuunnitelman tarkoituksena on määritellä, mitä kaikkea tulevassa korjaushankkeessa tehdään. Yksi hyvä toteamus hankesuunnitelmasta on, että se on ”hallituksen opintomatka korjaushankkeeseen”. Aivan niin ja sen pitäisi olla vielä koko taloyhtiön osakaskunnan opintomatka. Kaikkia se ei kiinnosta, mutta juuri hankesuunnitelma on se vaihe, jossa voidaan hullutella ja visioida. Hankesuunnitelma -vaiheessa voidaan miettiä myös niitä asioita, jotka itseasiassa kuuluisivat taloyhtiön strategian laadintaan. (Puhutaan siitä joskus myöhemmin enemmän.)

Hankesuunnitelman aluksi selvitetään, mitä lähtötietoja taloyhtiöstä on käytettävissä ja mitä tullaan vielä tarvitsemaan. Olennaisia lähtötietoja ovat jo tehdyt korjaukset, eli korjaushistoria, sekä mahdollisesti tehtyjen kuntotutkimusten avulla saadut tiedot rakenteiden ja tekniikan kunnosta. Näiden lisäksi hyviä lähtötietoja ovat taloyhtiön alkuperäiset piirustukset ja kuntoarvio, jossa on kerrottu kaikkien rakennuksen osa-alueiden tilanne kuntoarvion tekohetkellä.

Näiden aivan perustason lähtötietojen lisäksi kaikkein olennaista tietoa olisivat tiedot taloyhtiön päätöksistä ennen hankesuunnittelun alkua. Minkälaisia keskustelutilaisuuksia on pidetty, mitä pihaparlamentissa on keskusteltu ja minkälaisia päätöksiä tähän mennessä yhtiössä on tehty. Mitä avoimemmin hankesuunnittelun alkaessa hallitus tuo näitä asioita esille, sitä paremmin hankesuunnittelua vetävä projektipäällikkö pääsee käsiksi taloyhtiön tavoitteisiin.

Lähtötietojen ollessa selvillä päästään pohtimaan, minkälainen taloyhtiö on tulevaisuudessa. Mitä kaikkea muuta kuin pakolliset tekniset korjaukset, olisi mahdollista tai jopa järkevää tehdä tässä samalla? Jos taloyhtiössä olisi jo laadittu strategia tai määritelty tavoitteita tulevaisuudelle, sitä voitaisiin nyt hyödyntää.

Käytännössä hankesuunnittelu etenee yksinkertaistetusti näin:

  • hallituksen tapaaminen yhdessä hankesuunnittelusta vastaavan projektipäällikön kanssa
  • mahdolliset ja sovittavat selvitykset ja tietojen hankinnat
  • osakaskysely ja mahdolliset keskustelutilaisuudet
  • hallituksen tapaaminen ja vaihtoehtojen sekä mahdollisuuksien läpikäynti
  • infotilaisuus osakkaille, jossa hallituksen päätösesitys tulevasta suunnittelusta perustellaan

Jos, ja toivon mukaan, hankesuunnittelussa osallistetaan osakkaat mukaan keskusteluun ja pohdintaan, saadaan hankesuunnittelun alkuun keskustelutilaisuus, joka on parhaimmillaan aito työpaja, jossa toiveet ja tavoitteet saadaan aidosti esille. Hankesuunnittelun alussa mielikuvitus saa todella lentää ja erilaiset ajatukset tulee kirjata ylös ja niiden toteuttamismahdollisuudet tulee pohtia.

Kun huikeimmat visiot lopulta liuekenee taivaalle, voidaan olla tyytyväisiä, että ne on selvitetty. Peruskorjauksien vaihtoehtojen lisäksi tulee aina käydä läpi lisä- ja täydennysrakentamisen mahdollisuuksien, energiaratkaisuiden vertailulaskelmat ja vajaakäytöllä olevien tilojen muutokset. Nämä kaikki ovat varsin yksinkertaisia juttuja ja selviävät lopulta varsin pienellä työllä.

Miten hankesuunnittelu tehdään?

Hankesuunnittelun tekeminen on hyvin pitkälle tosiasioiden toteamista ja ideoiden sovittamista todellisuuteen laskelmien kautta. Hallituksen ensimmäiseen tapaamisessa käydään läpi olemassa olevat vaihtoehdot ja ruksataan yli sellaiset, mitkä eivät taloyhtiöön käytännössä sovellu.

Jos joku vaihtoehto edellyttää lisätutkimuksia tai selvityksiä, sovitaan niiden tekemisestä, jotta varmistutaan, sopiiko ratkaisu taloyhtiöön, vaiko ei sovi. Niin yksinkertaista se on.

Osakaskyselyllä selvitetään osakkaiden odotuksia ja tarpeita tulevaisuudessa. Osakaskysely on yleensä verkossa täytettävä kysely, johon kaikki osakkaat pääsevät vastaamaan. Vastausten perusteella voidaan tehdä johtopäätöksiä siitä, mitä taloyhtiön osakkaat odottavat tulevalta remontilta.

Kun tiedossa on taloyhtiöön sopivat ratkaisut, faktat niiden pohjalle ja osakkaiden odotukset, laaditaan hankesuunnitelmassa esitettävät vaihtoehdot. Hallituksen tulee pystyä nostamaan yksi vaihtoehto yli muiden. Tämä vaihtoehto esitellään perusteluineen infotilaisuudessa ja yhtiökokouksessa hallituksen esityksenä tulevaksi suunnitteluratkaisuksi. Jos infotilaisuudessa esitetty toteutusvaihtoehto saa tyrmäyksen, hallituksen tulee pohtia, miksi näin kävi ja minkälaisen ratkaisun yhtiökokous voi hyväksyä.

Usein ratkaisu löytyy parhaiten, kun kaikkien osakkaiden annetaan osallistua hankesuunnitelman tekemiseen. Osallistuminen on mahdollista osakaskyselyn kautta ja vielä enemmän työpajojen kautta, jos sellaisia pidetään hankesuunnittelun alkaessa. Jos työpaja tuntuu liian työläältä, hyvä infotilaisuus alkuvaiheessa auttaa myös asiaa. Hyvässä infossa käydään läpi kaikki olemassa olevat vaihtoehdot ja kerrotaan, mitkä sopivat tähän taloyhtiöön käytännössä.

Miksi hankesuunnittelu tehdään?

Hankesuunnitelma tuotiin taloyhtiöiden korjaushankkeisiin siinä vaiheessa, kun toteutusvaiheessa huomattiin, että monta asiaa olisi kannattanut pohtia jo ennen toteutussuunnittelua. Tunnen kolme alan kokenutta konkaria, jotka ovat kertoneet keksineensä hankesuunnittelun. Loistavaa on, että kaikilla on ollut sama ajatus, miksi se tehdään.

Hankesuunnittelu tehdään juuri tämän alkuperäisen ajatuksen takia: selvitetään mitä kaikkia asioita korjaushankkeessa pitää tehdä, mitä halutaan tehdä ja mitä muuta olisi järkevää tehdä. Hankesuunnittelun aikana koko hankkeen yleisaikataulu, kustannushaarukka ja sisältö tulee selvitettyä. Samalla huomioidaan asioita, mitä kaikkea hankkeeseen liittyy ja mitä tulee ottaa huomioon.

Varsinainen toteutussuunnittelu on sitten pelkkää teknistä suunnittelua, joka etenee ripeästi, koska periaatteet ovat selvillä. Toteutussuunnittelun jälkeen käynnistyy urakka-vaihe, jossa hankesuunnittelussa luodut tavoitteet toteutetaan. Kova väite: ”hankesuunnittelun aikana määritellään 90% tulevan korjaushankkeen kustannuksiin vaikuttavista tekijöistä”, pitää täysin paikkansa. Hankesuunnittelun alkaessa ei vielä tiedetä mitä halutaan, mutta hankesuunnittelun jälkeen tahotila on tiedossa.

Taloyhtiöiden korjaushankkeissa on kaksi hyvää hetkeä:

ENSIMMÄINEN, kun hankesuunnittelu alkaa ja voidaan visioida mitä ikinä taloyhtiössä voitaisiin tehdä.

TOINEN, kun koko urakkavaihe on ohi ja päästään nauttimaan lopputuloksesta.

Siinä välissä on tapahtumarikas suunnittelun ja urakoinnin vaihe, jossa yleensä aina sattuu ja tapahtuu. Pääosa korjaushankkeista päättyy onnellisesti ja kaikkein onnellisimpia ovat taloyhtiöt, joissa on käytetty riittävästi aikaa hankesuunnitteluun. Hankesuunnittelussa tavoitteet on osattu asettaa oikein ja kaikki osakkaat tietävät, mitä lähdetään hakemaan.

Onko hankesuunnitelma ajankohtainen? Keskustellaanko lisää hankesuunnitelmasta?

Jaakko Suomela

Jaakko Suomela työskenteli Talokeskuksella vuosina 2016 - 2019 erilaisissa myynnin, markkinoinnin ja asiakkuudenhallinnan tehtävissä.

2 kommenttia

Keskustellaan lisää

Aloitetaan keskustelu teidän taloyhtiöstänne. Sovitaan tapaaminen ja katsotaan yhdessä, mitä teidän taloyhtiöllenne kuuluu.

Avaa kalenteri

Sisäpiiri

Liity Talokummin sisäpiiriin ja saat ilmaiset asiantuntijavinkit taloyhtiösi arvon säilyttämiseen, korjaushankkeiden käynnistämiseen ja hallituksen pyörittämiseen.

Kun liityt, saat heti sähköpostiisi Sähköautojen latauspisteet -oppaan PDF -muodossa.